多年来，加拿大移民、难民和公民事务部（IRCC）将数千个移民申请分配给非活跃的官员ID，实际上使用前员工的代码作为系统中的占位符。《加拿大广播公司》的调查显示，近60,000个申请被分配给这些非活跃ID，其中一些与超过十年未处理文件的员工有关。
最初，IRCC否认有任何申请处理不当。时任移民部长肖恩·弗雷泽将这些指控称为“毫无根据”，坚称没有文件被搁置。然而，《CBC》获得的内部电子邮件显示，IRCC的员工在报告曝光后被指示审查这些申请，并重新分配给活跃的官员。这些电子邮件还揭示了IRCC内部对文件管理系统效率的担忧，部分员工质疑为何仍在使用旧员工代码。在《CBC》报告发布后，IRCC决定结束这一做法，并在2023年4月至5月间过渡到使用通用ID，以确保申请得到妥善管理，避免任何申请被遗忘。
2022年12月12日，《CBC》首次报道IRCC将数以万计的申请分配给其全球案件管理系统（GCMS）中的“非活跃用户”，该系统用于处理公民和移民申请。数据显示，在该年2月，59,456个“开放、待处理或重新打开”的申请被分配给779个代码，这些代码代表了占位符和前员工的混合，其中一些人最后一次登录和处理文件是在十多年前。在最初未能按截止日期向CBC提供回应后，IRCC在报道发布后解释称，他们重新利用了属于非活跃用户的代码，作为组织和保存申请以待下一步处理的方法。IRCC还表示，CBC获得的数据仅提供了一个复杂系统的简要快照。在该报道发布近两年后，以及CBC请求文件一年半后，IRCC终于发布了包含更多细节的信息公开请求。尽管当时官员否认申请处于“悬而未决”的状态，但CBC获得的电子邮件显示，与已离职员工相关的一些申请在CBC报道发布后几周被重新分配给活跃员工。员工似乎也质疑了他们自己的文件管理系统的效率。“内部是可以的，但我们想避免...额外的审视，”一位IRCC员工的电子邮件中写道，他们的团队将使用这些代码标记为一个问题。在CBC首次发布报道后，时任移民部长肖恩·弗雷泽在国会受到质询时表示，“关于文件留给不存在的官员的指控是绝对错误的。”几天后，在提供给CBC的技术简报中，一名IRCC官员再次坚称原报道的前提是“本质上错误的”，并表示没有任何申请被遗忘。“在任何处理环节中，没有文件被搁置，”该官员在2022年12月15日通过电话说道。但电子邮件显示，在同一天，IRCC的助理副部长办公室向其处理办公室发出了网络范围的任务，要求审查CBC发布的名单。一名高级顾问要求各团队确保所有分配给非活跃用户的文件实际上正在被处理，并确认将其保持在这些ID下“仍然合理”。“目标是确保所有文件按计划进行，并且不会被遗忘，因为它们被分配给一个没有人关注的用户ID，”该顾问后来在另一封电子邮件中解释道。“关注点在于非活跃用户和可能已丢失的文件，”另一名官员向她的团队解释道。
在CBC报告发布后的几天里，几个团队反馈称，他们重新分配了一些申请，并“停用了”一些闲置的用户ID。例如，IRCC在安大略省温莎的办公室发现一份开放的公民申请“分配给了一名于2022年初离职的员工”。“这份申请已重新分配给当前的二级决策者，”邮件中写道。汉密尔顿和尼亚加拉团队表示，有一个开放的案件“现在已分配给一名活跃用户”。渥太华办公室表示，他们将“更新名单，移除任何不再在职的员工”，并将“重点关注报告中提到的5人，但也会主动处理2022年的其他离职情况”。
在另一办公室，员工“审查并更正”了文件。“所有分配给非活跃用户ID的文件都已审查并重新分配，”他们写道。“我们将在接下来的几周内处理和纠正。”工作人员还发现了一些不一致之处，并标记了一些看似已取消的申请，这些申请“未正确关闭”或被错误分配。“对我来说，这不合理，”一位高级顾问写道，询问为何文件“仍在”新斯科舍省悉尼的一个办公室，但却分配给了其他团队的员工。“我们该如何处理这些用户ID？”另一名员工问道。
“根据快速抽样，我认为许多申请只是因为各种原因被搁置的幽灵申请，但我希望我们能审查这些申请，以确保没有任何申请被遗失，”一封电子邮件中写道。IRCC的员工甚至一些领导质疑文件管理系统是否合理，有人问：“我们为什么要使用旧员工代码？”IRCC IT运营总监回答：“我不能评论为何使用旧员工代码，但我相信收到的信息是准确的。”数千个申请分配给非活跃的移民官员和ID。你是其中之一吗？但一些团队早在2022年10月就已开始标记这个问题，并要求GCMS团队创建通用储存箱，而不是使用“个人代码”作为占位符。“我们需要向GCMS施加压力，以创建并激活这些代码供使用，”一封被编辑的11月电子邮件中写道。那位员工甚至自愿提供自己的用户ID，以作为解决方案，确保用作占位符的代码来自“当前”员工。在CBC原始报道发布后，一名助理主任标记了之前的电子邮件链，建议进行“更深入的工作负载管理”。一位高级顾问后来建议IRCC在2023年开展一个“项目”，以“尽量让所有人脱离非活跃用户ID，转向使用通用储存箱，以防止此类问题和混淆再次出现。”官员们也质疑IT团队是否“定期清理”系统。最初，甚至IT运营总监对这些问题的答案也不确定。“我们确实有一个流程，由[运营团队]启动（如果我没记错的话），”这位IT官员在2022年12月12日的一封电子邮件中写道。“我记得几年前我们对此流程进行了审计。我正在扫描我的收件箱。”一名运营官员后来重申，IT“似乎表明有一个流程在运作……但无法确定是否一直遵循。”
IRCC拒绝了CBC的采访请求，以讨论这一新信息。在一封电子邮件中，该部门透露，在CBC报道发布四个月后——2023年4月至5月之间——他们过渡到了使用“通用ID”来组织在处理系统中流转的申请。IRCC表示，他们创建了125个新的通用ID，并将根据需要添加更多。“所有潜在的非活跃用户ID都已系统性地重新分配给新设立的通用责任中心（RC）ID，”IRCC在周五表示。“这确保了当官员意外缺席、退休等情况下，文件不会被遗漏。”与此同时，CBC在初次报道中采访的一名永久居民（PR）申请者表示，在报道发布仅四个月后他们就收到了PR。“这有点令人失望，”安德里亚·博特说，她的案件当时分配给代码RA9519。根据电子邮件，RA9519是七个错误列为属于新斯科舍省悉尼办公室的ID之一。它们后来在审查过程中转移到了正确的团队。“我希望这能引导我们进行更好的改革……在解决这些问题时更具主动性，而不是被动应对，”博特在周四说道。移民律师杰米·刘表示，尽管IRCC的系统不够透明，但部门对文件进行了审查，这是件好事，即使这是对媒体关注的反应。“话虽如此，政府能够更透明地说明他们现在在做什么就太好了……而不是通过[信息公开]请求才让这些[最新]信息浮出水面，”刘说。“这些文件背后有真实的人，”刘提醒官员们。“人们的生活、未来和计划都在危机之中。”
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